棚卸とは|棚卸の詳細や方法、メリットやハードルなど詳しくご紹介

棚卸は在庫管理業務のなかでも大切な業務のひとつです。しかし棚卸は手間がかかる業務のため他の業務よりも優先度を低く設定している事業者様も多いでしょう。今回は棚卸業務について棚卸の概要や棚卸の方法、棚卸を適切に行うことで得られるメリット・ハードルについて詳しく紹介します。

棚卸について今一度重要性を理解したい事業者様はぜひご一読ください。

棚卸の概要

ここでは棚卸の概要についてご説明します。今一度棚卸について理解を深めましょう。

棚卸とは

棚卸とは、現状ある商品の在庫を数え期末の棚卸資産の金額を把握し確定させることを指します。棚卸といえば個数を数えることだけに注視しがちですが、実際は在庫の状態を把握することも同時進行で行うのが望ましいです。

棚卸の規模は事業の大きさで異なります。大規模の事業だと棚卸に数日を要することもあります。棚卸は行うための休日を設けたり営業時間外を利用して行われることが多いです。

棚卸の意味

棚卸には重要な意味があります。ここでは棚卸の意味についてご説明します。

棚卸の意味は大きく分けて2つあります。

在庫個数や状態の把握

棚卸の意味1つめは、在庫個数や状態の把握です。

棚卸を行うときには在庫の個数を数えます。このとき個数を数えるだけでなく在庫自体の状態も劣化していないか販売可能な状態かなど、しっかりと在庫そのものについて確認することが大切です。

商品によっては保管期間が長いと品質が劣化する場合があります。棚卸時に在庫の状態を確認することで廃棄になる在庫を見逃しません。在庫の状態を適切に把握しておけば、商品を販売するときに状態が悪いせいで販売機会を損失してしまう事態を防ぐことができます。

棚卸時には個数だけに捉われるのではなく、在庫の状態にもしっかりと目を配ることが大切です。

帳簿との整合性の確認

棚卸の意味2つめは、帳簿との整合性の確認です。

棚卸にはさまざまな方法がありますが、実地棚卸においては帳簿に書いてある在庫状況との整合性を確認する意味も含まれます。実際の在庫状況と帳簿に差異があっては帳簿の意味がありません。実地棚卸の際はしっかりと帳簿と合っているか確認をしましょう。

万が一差異がある場合は、なぜ差異が出てしまったのか原因を突き止めることが肝心です。起こってしまった問題を放置せずに、棚卸で見つかった機会にきちんと解決して次回の棚卸時に備えましょう。

棚卸のタイミング

棚卸が重要なことは理解できたが、どのタイミングで行うのがベストなのか分からない事業者様もいるでしょう。ここでは棚卸のタイミングについてご紹介します。

棚卸のタイミングは一般的に決算時期とされています。決算日当日に行い、間に合えばそれでも良いですが在庫数が多い場合数日かかるため、決算日の数日前から行う必要があります。

決算時期に行う棚卸ですが必ずしも年に1回だけしか行ってはいけないものではありません。四半期に一度や半年に一度など短期間で行うことで、在庫をより明確に把握することができます。

事業の状況や規模によって異なりますが、自社に合った棚卸の回数・タイミングを見つけることが大切です。

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棚卸の方法

ここでは棚卸の方法について詳しくご紹介します。

帳簿棚卸と実地棚卸

棚卸の方法は大きく分けて2つあります。

帳簿棚卸

棚卸の方法1つめは帳簿棚卸です。

帳簿棚卸とは帳簿の数字を持って棚卸をする方法です。帳簿の付け方は手書きやエクセル、計算ソフトなどさまざまな方法がありますが、実物を見ているわけではないので帳簿上だけでは不安が残ります。

また実際の在庫と帳簿の数値が異なってしまうことも現場では多々見受けられます。そのため確実に在庫の個数や状態を把握するには、帳簿棚卸たけでなく実地棚卸も必要です。

実地棚卸

棚卸の方法2つめは実地棚卸です。

実地棚卸とは実際に在庫の数量や状態を全て確認し、帳簿のデータをすり合わせて行います。実際の在庫を目視で確認していくため個数が多い場合は大変手間のかかる作業です。

多くの人手が必要であり時間もかかりますが、間違いのないよう確実に確認していく必要があります。

一斉棚卸と循環棚卸

実地棚卸には2つの方法があります。ここでは一斉棚卸循環棚卸の2つについて詳しくご紹介します。

一斉棚卸

一斉棚卸とは全ての業務を一旦ストップして行う棚卸のことを指します。一般的に棚卸を言うとこちらの方法を指していることが多いです。

一斉棚卸は在庫が動かない状態で行うため精度が高く、在庫状況が明確に把握できることがメリットです。しかし業務自体をストップしてしまうため、業種によっては生産性を下げてしまうのがデメリットです。

一時的に生産性が落ちる可能性のある一斉棚卸ですが、その精度は高く信頼ができます。業務状況的に行うことが可能であれば、実地棚卸は一斉棚卸で行うことが望ましいです。

循環棚卸

循環棚卸とは実業務を止めることなく、作業する限定された場所のみ業務をストップして棚卸を行う方法のことを指します。実業務を止めずに行う棚卸方法のため、業務に支障を与えないところが最大のメリットです。

一斉棚卸に比べて少ない人員で行うことができますが、複数回に分けて棚卸をしていくので始めに棚卸を行った場所のデータは古くなります。そのため循環棚卸は一斉棚卸に比べて精度が低くなりがちです。

循環棚卸をするためには在庫管理システムを使用し、普段から厳密に在庫管理を行っている必要があります。しかし在庫の差異が大きく出てしまった場合は一斉棚卸に切り替えざるを得ません。

人員の少なさや実業務を止める必要が無い点などメリットはたくさんありますが、その分デメリットもあるため循環棚卸を採用する場合には注意が必要です。

棚卸のメリット・ハードル

棚卸にはメリットやハードルがいくつか存在します。メリットは分かりやすいですが、ハードルは事業を始めたばかりの頃は、なかなか見えにくいものです。事前にメリットとハードルを知っておくことで棚卸で躓くのを防ぐことができます。

ここでは棚卸で発生するメリットとハードルについて詳しくご紹介します。

メリット1:在庫管理状況が明確になる

棚卸のメリット1つめは、在庫管理状況が明確になることです。

棚卸を行う過程で在庫を目視で確認するので、実際の在庫状況を確実に把握することができます。帳簿棚卸のみではデータ上の数値でしか在庫を見ることができなく在庫状況を明確にすることは難しいですが、実地棚卸を併せて行うことでその問題は解決します。

また目で見て確認することで在庫自体の状態も分かるため、販売に適していない不良在庫を発見することも可能です。

メリット2:自社の売上の傾向が分かる

棚卸のメリット2つめは、自社の売上の傾向が分かることです。

売れる前はただの商品である在庫ですが、販売することで自社の利益になります。在庫は自社の利益に直結している重要なものでありその管理業務は経営の要所ともいえます。

在庫管理業務のひとつである棚卸はメリット1でもご紹介したように在庫の管理状況を明確にします。それは同時に売上の傾向も把握することに繋がり、結果自社EC・ネットショップの経営に役立てることができるでしょう。

棚卸は決算時期に行うのが通例ではありますが半期に一度、四半期に一度などこまめに行うことで自社の売上の傾向をより一層把握することが期待できます。

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ハードル1:時間や人員などの面でコストがかかる

棚卸のハードル1つめは、時間や人員などの面でコストがかかることです。

棚卸は実地棚卸の場合、目視で在庫を確認しなければいけません。そのため規模が大きい場合、少人数では棚卸を効率的に行うことは難しいです。棚卸には時間と人員両方のコストが必要です。

人員をたくさん割けばその分人件費がかかります。また人員を少なくしようと思えば。作業時間がかかる別のコストがかかってきます。棚卸には時間と人員のバランスを考えた配分が必要です。

ハードル2:実業務がストップするため一時的に生産性が下がる

棚卸のハードル2つめは、実業務がストップするため一時的に生産性が下がることです。

棚卸をするときは現状の在庫状況が変化しないように一旦全ての作業をストップする必要があります。そのためどうしても一時的に作業が止まるので、タイミングによっては生産性が下がってしまう可能性もあるでしょう。

そういった理由から棚卸は終業後、もしくは定休日などを利用して行う事業者様が多いです。棚卸をするときには効率よく作業を行うだけでなく、実業務に影響が少ない時間帯に行うことも重要です。

棚卸で押さえておきたいポイント

棚卸の業務にはいくつか押さえておきたいポイントがあります。ポイントを押さえておくことで棚卸をスムーズに行うことができるでしょう。ここでは棚卸で押さえておきたいポイントについてご紹介します。

ポイント1:数量や金額に差異が出ないよう慎重に作業を行う

棚卸で押さえておきたいポイント1つめは、数量や金額に差異が出ないよう慎重に作業を行うことです。

棚卸では正確な数量と金額を算出する必要があります。現状を的確に把握するための作業で差異を出してしまっては棚卸の意味がありません。時間がかかりすぎてしまうのは避けたいですが、数量や金額に間違いがないよう慎重な作業が求められます。

しかし闇雲に作業を行うだけでは、棚卸作業に間違いが出てしまいます。棚卸を行うときには作業にミスが発生することのないよう適切な人数を配置したり、データ管理を徹底するなどの事前対策が必要です。

ポイント2:棚卸作業の時は同時に商品の品質も確認する

棚卸で押さえておきたいポイント2つめは、棚卸作業の時は同時に商品の品質も確認することです。

棚卸作業のメインは商品在庫の数量と棚卸資産の評価ですが、商品在庫の状態を把握することも肝心です。在庫が劣化していれば商品を販売することは出来ず不良在庫として破棄しなければいけません。

不良在庫の処理にはもちろんコストがかかりますし、不良在庫の保管は倉庫のスペースを余計に使用してしまうため無駄な出費です。棚卸(実地棚卸)は目視で行います。この機会に在庫の状態もしっかりと確認しておきましょう。

ポイント3:棚卸作業のコストを削減したいときは代行業者利用を視野に入れる

棚卸で押さえておきたいポイント3つめは、棚卸作業のコストを削減したいときは代行業者利用を視野に入れることです。

たくさんの人手を割いて棚卸を行うよりも、代行業者に任せてしまう方がコスト削減が望めます。少人数で短期間で終わらせることができる程度の数量なら自社で行った方が効率的ですが、大規模で時間も人員も大きく割かなければいけない場合は棚卸業務を委託することを検討しましょう。

棚卸は慎重かつ丁寧に行うことが肝心!場合によっては外部委託も検討しよう

棚卸は人員も時間も割かなければいけない面倒な業務です。しかし煩雑に行うことはできない重要な業務のひとつでもあります。

棚卸を自社で行うのがコストや他業務の負担が課題となり厳しい場合は、思い切って外部に委託するのもひとつの手段です。外部に委託することで棚卸業務が手から離れるため、業務負担の軽減や人員・時間コストの削減に繋がります。

オープンロジでは棚卸を含めた物流業務全般を自動化することが可能です。自社の物流業務を他社に任せることでコストや業務量の削減が可能です。棚卸や物流に課題を抱えている事業者様は、オープンロジの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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