ECやネットショップの在庫管理の基本的な方法とメリット・デメリット

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ECやネットショップの在庫管理、しっかりとできていますか?
在庫管理は、取り扱っている実際のモノ(商品)と、それを管理するための情報(データ)の2つが適切に管理されている状態をつくらなければなりません。
在庫管理が適切に行われていない状況では、過剰在庫や不良在庫を抱えてしまったり、逆に品切れによって販売機会の損失を生じさせてしまう可能性もあります。

そこで今回は、在庫管理の基本から具体的な方法、さらに在庫管理を効率化するためのコツをお伝えします。

そもそも在庫管理とは?

在庫管理を行う目的は、ただ在庫(商品)の数を把握するためではありません。在庫の状況と販売の状況を見ながら、適切なタイミングで適切な量の商品を仕入れ、出来るだけ在庫リスクを抑えるために在庫管理を行う必要があるのです。
適切な在庫管理が行われないと以下のような問題が発生します。

  • 商品を必要以上に仕入れてしまい、保管や管理のコストが膨れ上がってしまう。
  • 在庫が回転せず長期間保管していた結果、商品が劣化してしまい販売できる状態ではなくなってしまう。
  • 在庫数を上回る受注が入ってしまい品切れを起こし、販売機会を逃してしまう。

また、在庫管理は実際のモノがどこにいくつあるかがわかっているだけでなく、それを管理するための情報(データ)と整合していることも重要です。例えば「在庫を管理しているデータ上は場所はA棚、在庫数は100と表示されているのに、実際に保管されているのが場所はB棚で、数も99個しかない」のような状態です。データと実際の在庫数が合わない原因は様々考えられますが、このような状態でも適切に在庫管理ができているとは言えない状況です。
つまり在庫管理とは「販売数を予測しながら適切な量の商品を在庫として保持し、その在庫の場所や数などのデータを常に実数と整合させた状態で管理できている状態を作ること」と言えるでしょう。

在庫管理の方法

では具体的に、どのように在庫管理を行えばよいのでしょうか。実は在庫管理には様々な付随作業が発生します。例えば以下のような作業です。

  • 仕入れた商品を倉庫や保管場所に入れる
  • 商品を分別し、商品ごとに決められた場所(ロケーション)に移動させる
  • 注文が入った際には適切な場所から商品をピッキングする

このように在庫である商品が動く際には、必ず管理するデータも更新しなければならないため、上記のような作業が全て在庫管理に関わってくると言えます。
しかしこの記事では、実際のモノとデータを整合させるための手法に絞って説明します。
(※上記の作業についてはこちらの記事で説明しています)

在庫管理の基本は、以下の3つの情報を管理することです。

  • 入荷数
  • 出荷数
  • 在庫数

上記3つを日毎に管理することが、在庫管理の第一歩と言えます。これからECやネットショップを始めたい。また始めたばかりでまずは在庫管理に着手したいという方は、ここから始めてみるのはいかがでしょうか。
しかし売上が伸びてECやネットショップの規模が大きくなってきたり、在庫管理(前述の付帯作業も含めて)に携わる人が増えてきた場合は、より複雑な管理をしなければなりません。例えば、以下のような情報です。

  • 注文数
  • 入荷数
  • 出荷数
  • 引当数
  • 総在庫数
  • 有効在庫数
  • ロケーション

このように、売上規模や在庫数、携わる人がどのくらいいるのかなどによって、管理する情報を変えていく必要があります。

また、どんなツールを使って在庫管理を行うかもネットショップの規模や運営状況によっても変わってくるでしょう。ですが、大きく分けて以下の2つの方法にるのではないでしょうか。

  • エクセルやGoogleスプレッドシートで管理する
  • 在庫管理システムを利用する

エクセルやスプレッドシートでの管理は「比較的ネットショップの規模が小さい」「取り扱う商品数(SKU数)が少ない」「在庫管理を担当する人間がごく少数に限られる」などの場合に適していると思われます。逆にそれ以外の場合は、在庫管理システムの導入を検討した方が良いでしょう。

ではそれぞれ、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

エクセルで在庫管理するメリット・デメリット

メリット

エクセルやスプレッドシートで在庫管理をするメリットは、まずは何と言っても費用がかからないことです。エクセルであればどのパソコンにもほぼ入っていますし、ある程度リテラシーのある人であれば抵抗なく利用できます。
またカスタマイズ性の高さもメリットでしょう。前述した情報(入荷数や出荷数など)の中で自分達にあったものだけを抜粋して管理項目化したり、フォーマットの改変も容易にできます。
情報を入力する人が複数いることも考えられますが、エクセルもスプレッドシートも共同編集が可能でリアルタイムに他の人の入力が確認できるため、こちらも問題ありません。

(※エクセルは、ファイルをMicrosoft社が運営するクラウドサービス『OneDrive』にアップロードし、そのクラウド上で作業する場合のみ共同編集機能が利用できます。社内サーバーなどに保存したファイルを共有して同時編集を行うと、人が更新した場所を誤って上書きしてしまうなどの問題が発生しますので、お勧めいたしません。)

デメリット

カスタマイズ性の高さはエクセルのメリットですが、逆にデメリットでもあります。基本的にいつでも誰でもフォーマットの改変ができ、項目の追加なども可能なので、利用しているうちにとても煩雑なフォーマットになってしまう可能性があります。また、関数を利用してある程度の計算は自動化できるものの、人の手による入力がほとんどになるため、入力ミスなども発生しやすく、知らないうちに数値がずれてしまうことも考えられるでしょう。
さらに、様々な人が様々な場所でコピーを保存するなど、どのファイルが最新のものかがわからなくなってしまうこともあります。
上記のような理由から、エクセルによる在庫管理は限られた人が、限られた商品を扱う場合に適しているのです。

在庫管理システムを利用するメリット・デメリット

メリット

まずは在庫管理の精度が向上することが挙げられます。例えば今まで目視で数を数えていたものを、在庫管理システムを導入し、バーコードを読み取る機材(ハンディターミナルなど)でデータを読み取り連携させれば、より正確に数を把握できます。さらに、手で数値を入力しなくても良いため、作業スピードもアップするでしょう。
データのリアルタイム性も魅力です。入荷時、出荷時にバーコードで読み取って数を自動的に反映してくれるため、即時に「今、なにが、いくつ」あるのかをシステム上で確認することができます。

デメリット

ほとんどの在庫管理システムは費用をかけて利用する必要があります。最近は無料から利用開始できる在庫管理システムも出てきていますが、無料プランの場合は機能や取り扱えるデータの件数などに制限がある場合がほとんどです。ある程度の予算を、システム利用のために確保しておくことが必要でしょう。
また、業務を在庫管理システムに合わせる必要があるという点も念頭に置いておかなければなりません。エクセルなどであればツールを業務に合わせてカスタマイズすることが容易ですが、システムは基本的にカスタマイズ性は高くありません。たとえできたとしても莫大な費用がかかるでしょう。しかし、業務をシステムに合わせるということは、全員の業務が型化・平準化されるということも意味します。こうすることで、業務の属人化が防げるため逆にメリットであると言えなくもありません。

ECやネットショップの在庫管理で失敗しないために

在庫管理の方法やツールは、運営するECやネットショップの運営状況などによって様々です。まずは自分達がなんのために在庫管理をしたいのか、在庫管理をした結果、どのような課題を解決し、どのような状態にしたいのかなどをしっかりと整理する必要があるでしょう。ツールについても、ただ多機能なものを選んでも活用し切れずに無駄にしてしまう可能性があります。自分達が実現したいことに合わせて「エクセルにするか、在庫管理システムを導入するか」「たくさんある在庫管理システムのなかでどのシステムを選択するのか」などを検討してください。

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