意外と大変なネットショップの在庫管理に関連する作業まとめ

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在庫管理と一言で言っても、様々な作業が必要です。前回の記事では、在庫管理の中でも実際のモノとデータを整合させるための方法についてお伝えしました。しかし、モノとデータをしっかりと整合させるためにはPC上の操作だけでなく、付帯する作業をしっかりと行わなければなりません。

そこで今回は、ネットショップの在庫管理に関連する作業のまとめと、それぞれの作業の目的についてまとめてお伝えいたします。

在庫管理に関連する作業

在庫管理に関連する作業は主に3つあります。

  • 入庫作業
  • 出庫作業
  • 棚卸し作業

つまり、在庫となる商品を受け取り、保管し、お客様へお届けするまで、全ての工程で在庫管理を意識した作業が必要になるということです。
では具体的に、それぞれの作業をどのように進めて行けば良いのでしょうか。

入庫作業

入庫作業は「仕入れた商品を受け取り保管するまでの作業」のことを指します。しかし、ただ商品を受け取って置いておくだけでは正しい在庫管理もできませんし、他のトラブルにつながる可能性もあります。入庫作業は在庫管理を行う上での一番最初のステップになりますので、ここを正確に行わなければ後の作業や管理もうまくいきませんので注意しましょう。

入庫作業の大まかな流れは以下です。

  1. 荷受
  2. 検品作業
  3. 保管
  4. 在庫データ反映

1.荷受

荷受とは言葉通り、在庫となる商品を受け取ることです。
特に難しい作業は発生しませんが、その後の作業をスムーズに行うため、事前に保管する場所の整理整頓を行っておきましょう。また大量の商品を仕入れた場合は、すぐに荷物を置ける十分なスペースを確保しておくことが大切です。

2.検品作業

次に検品作業です。ここでは主に「入荷予定の数量と実際に入荷した数があっているか」と「汚破損品の有無」をチェックする作業を行います。仕入れたメーカー側のミスや配送中の事故により、数が合わなかったり商品に汚れや破損がある可能性があります。そのような事態を発見し、在庫として扱うべき商品だけを保管するようにしましょう。
また検品作業は、在庫管理以外のトラブル防止にも繋がります。汚破損品を在庫として保管し、気づかずに発送してしまえば、お客様に粗悪品を送ってしまう可能性があり、最悪の場合クレームにつながりかねません。また商品にトラブルがあったとしても、自社ではなく納品したメーカーや卸、また配送会社による過失であると立証しやすくなります。ある程度保管して時間が経ってしまうと、保管時の過失で紛失・汚破損品が発生したとみなされる可能性もありますので注意しましょう。

3.保管

検品が終わった商品は保管場所へ移動させます。保管場所は商品の特性に応じて、カテゴリー別の形状や出荷頻度、仕入先別などを検討し、最適な配置を考えましょう。そして、それぞれの場所には名前や番号をつけて、番地のように細かく区分けをしておきます。これを「ロケーション」といい、商品とその番地を紐付けてデータを管理することで、どこ(どの番地)に何(どの商品)があるのかをすぐに把握することができます。取り扱い商材やSKU数が多い場合には、ロケーションのデータも管理をしておかなければ商品の紛失や商品を発送する際のピッキングに時間がかかってしまうことにも繋がりますので、注意しましょう。

4.在庫データ反映

上記の作業が終了したら、各データを在庫管理ツールに反映させましょう。
これが入庫作業の大まかな流れになります。先ほども述べましたが、在庫管理を行う上では最初の作業である入庫作業は非常に重要です。一つ一つの作業を丁寧に行うことを心がけましょう。

出庫作業

出庫作業は「保管していた商品を注文に合わせてお客様に発送する作業」のことを指します。これも入庫作業同様、在庫管理に関連した作業がいくつかありますので、順を追って流れを確認してみましょう。

  1. ピッキング
  2. 検品作業
  3. 梱包・発送
  4. 在庫データ反映

1.ピッキング

ピッキングとは商品を保管場所(ロケーション)から取ってくる作業です。ピッキングにはトータルピッキングとシングルピッキングの2つの方法があります(ピッキングの方法については別の記事でお伝えします)。在庫管理がしっかり行えていなければ、この作業の効率が格段に下がります。

2.検品作業

入庫の際にも行なった検品作業を出庫の時点でも行います。これは保管中に汚破損が発生していないかを確認するためです。もし発生していた場合には在庫管理ツールに入力されているデータも更新するようにしましょう。

3.梱包・発送

梱包・発送については在庫管理という側面ではあまり関連性がありませんが、お客様満足度に繋がる部分ですので丁寧に行いましょう。例えば外装が汚れていたら残念な気分になりますし、段ボールを開梱した時に中身がぐしゃぐしゃに散乱している状態は望ましいとは言えません。もし商品が破損していたら、間違いなくクレームにも繋がります。

4.在庫データ反映

上記の作業が終了したら、入庫作業の時と同様、各データを在庫管理ツールに反映させましょう。在庫管理の仕方やどれだけしっかりと行えているかによって、出庫作業の効率も大幅に変わってきます。

棚卸し作業

棚卸しを行う目的は、在庫管理をする目的以外にもいくつかあります。例えば「在庫がどのくらい売れたのか(=売上把握のため)」や「滞留在庫や不良在庫はないか(=早急に処理・処分すべき在庫把握のため)」などです。ですが今回は「在庫管理をするため」の棚卸しに絞ってお話します。

棚卸しには2種類の方法があります。

  • 帳簿棚卸し
  • 実地棚卸し

帳簿棚卸しは、日々行う在庫管理ツールなどへの入庫・出庫データの入力のことです。前述した入庫や出庫のタイミングの「在庫データ反映」がこれにあたります。しかし、毎日データの入力を行なっていたとしても、入力漏れなどによって実際のモノとデータの数量が異なってしまうことがあります。ですので、半期に一回や四半期に一回など、定期的な実地棚卸しが必要です。(定期的な棚卸しとは別に、日々の業務のなかで在庫の違算が発生したタイミングでも実地棚卸しを実施した方が良いでしょう)

実地棚卸しとは、実際に保管している商品数や状態と、データ上に表記されている在庫数を目で見ながらチェックしていく方法です。取り扱っている商品数やSKU数、保管在庫数が多ければ、とても大変な労力が必要な作業となります。しかし、定期的に実地棚卸しをすることによって、在庫状況を正確に把握することができます。また、実地棚卸しをする際には、在庫を動かさないようにする(=入庫や出庫を止める)ことをお勧めします。棚卸し中に在庫が動いてしまっては、正確な在庫数が把握できなくなる可能性があるからです。
在庫管理を行うためには、日々の管理と合わせて、定期的に在庫状況を全て目でチェックすることも重要なのです。

在庫管理はショップの経営にも関わる重要な業務

在庫管理は前回の記事でもお伝えした通り、ただ在庫(商品)の数を把握するためではありません。適切な仕入れや在庫リスクの低減など、ECやネットショップの経営・運営戦略にも関わる業務です。在庫管理を怠れば、最終的には売上の低下などにも繋がる可能性もあるのです。そういった状況を防ぐためにも、一つ一つの作業をしっかりと行い、正確な在庫管理をすることを心がけましょう。

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関連記事:ECやネットショップの在庫管理の基本的な方法とメリット・デメリット

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