在庫管理とは|在庫管理方法の詳細や適切な在庫管理で得られるメリットをご紹介

 
在庫管理はECやネットショップを運営する上で課題となっている事業者様が多く、他の業務と比べて後回しにされていまいがちです。しかし、在庫管理こそEC・ネットショップを運営していく上で最も大切な部分であると言っても過言ではないくらい大切な業務です。

今回は、在庫管理について、なぜこんなにも重要視されているのか、そもそも在庫管理とはどのようなことを指すのか詳しく解説します。また、在庫管理の業務内容や、在庫管理をしっかりとすることで得られるメリットなどについても詳しくご紹介します。ECやネットショップの在庫管理をするときの参考にしてください。

在庫管理が重要視される理由|在庫管理は売上とリンクしている

在庫管理の業務は、ほかの業務と比べてつい後回しにされることが多いです。しかし、在庫管理こそECやネットショップを運営していく中でも重要な業務だと考える企業が多いです。

では、なぜこのように重要視する企業が多いのか、具体的に知っている人は少ないのではないでしょうか。ここでは、在庫管理業務が重要視される理由を詳しくご紹介します。在庫管理業務の大切さを知り、日々の経営に生かしましょう。

在庫管理をすべき理由:その1|在庫は売上に直結している

在庫とは、これから売り上げを作っていく上で必須のものであるため、在庫こそが売上に直結すると言って良いでしょう。在庫をきちんと明確に管理していくことで、安定した売上を保つことにもつながります。反対に在庫管理が疎かであると、保管していた商品が劣化してしまったり、すぐ販売することができなかったりなど、売上に響いてしまう自体が起こることもあります。

このように、在庫と売上は直結しているため、会社を経営する上で在庫管理は事業の要になるといえます。つい後回しにしてしまいがちな在庫管理ですが、このような側面があるので重要視している企業が多いです。

在庫管理をしっかりしておくことで現状どのくらいの商品数があり、どれくらいの個数が毎月売れているのかなど、商品在庫の状況や動きを明確に把握することが可能です。在庫の数量や動きをきちんと把握することで、商品の欠品や過剰在庫を防ぐことができます。

また、在庫管理をしておけば商品を切らすことが防げるため、急な注文にも対応することが可能であり、結果的に販売機会を逃すことが少なくなります。買い手がいるのにも関わらず商品が欠品してしまった、なんて状況はできれば避けたいものです。

在庫管理をすべき理由:その2在庫管理を徹底することでコストを抑えることができる

在庫管理業務は多岐に渡り、ひとつひとつの業務は簡単でも工程が多く複雑です。そのため、在庫管理に割かなければならない時間は意外と多く、EC事業者やネットショップ経営者の負担は大きいものです。

また、作業工程が多いことで在庫管理業務に充てる従業員数の数も必要なため、コストの面でも負担がかかります。必須な業務であるとはいえ、時間やコストはなるべく削減したいと考える事業者様も多いでしょう。業務規模が拡大すればするほど負担が高まってくるのも、在庫管理業務の特徴のひとつです。

在庫管理業務とは|作業の一連の流れを知ろう

ECやネットショップを運営していくときに必ず発生する業務である在庫管理ですが、在庫管理業務と言っても、その業務内容は多岐に渡ります。

事業の規模が大きくなることに比例して在庫管理業務にかかる時間やコストも、もちろん大きくなっていきます。在庫管理業務にかかる負担はなるべく削減したいと考える事業者様も多いのではないでしょうか。

業務内容を見直すためには、具体的な業務内容を理解することが必要です。ここでは、在庫管理業務についての一連の流れを詳しくご紹介します。

入庫作業

在庫管理業務で一番はじめに行う作業が入庫作業です。
この作業は、在庫管理の中でも大変重要な作業です。入庫作業を的確に行わないと在庫管理業務が上手く機能しない可能性があります。在庫管理をしっかりと行っていくためにも、はじめの入庫作業は細心の注意を払って行うように心がけましょう。

入庫作業は主に、「荷受」「検品作業」「保管」「在庫データ反映」の4つの手順があります。

荷受

荷受はその名の通り在庫として保管する商品を受け取ることを指します。
作業自体は単純なので、この作業は短時間で完了させるのが望ましいでしょう。そのため、商品を受け取った後の置き場所は常にしっかりと整理整頓しておき、スペースを確保しておくことが大切です。

検品作業

検品作業は商品にキズが付いていないか、不良品はないか、入荷予定の数がきちんとあるかなどを確認する作業です。
事業者側の指示が的確でも輸送中の衝撃でキズがついてしまったり、手配側のミスで個数がそろっていなかったりする可能性が考えられます。きちんと入庫作業の段階で確認することで、お客様に不良品を発送してしまうミスを防ぐことにもつながります。

また、保管のタイミングで不良品が発覚すれば配送業者や手配側の過失であると証明できますが、時間が経ってしまうと経年劣化と判断されてしまう場合もあるので、大切な作業といえるでしょう。

保管

検品が完了後、保管を行います。保管はカテゴリーごとに分けて行うことが基本です。仕入先別、商品の特性、出荷する頻度など、細かい条件を照らし合わせて商品の保管場所を決めましょう。

また、商品の置き場所ごとにきちんと番号などを付けて場所を把握しやすくすることも重要です。取り扱っている商品が多い場合、分かりやすく商品を配置しておかないと、ピッキング時に余計な時間と手間がかかってしまいます。

在庫データ反映

「荷受」「検品作業」「保管」すべての作業が完了したら、在庫データを反映させます。
入庫作業の流れは以上ですが、この作業に何かしらのミスがあれば今後の作業に響いてきます。在庫管理のはじめの作業である入庫作業は、ミスが無いよう意識して行うことが大切です。

出庫作業

お客様から注文が入ったときに必要な商品を保管していた場所から取り出し発送するまでの一連の作業を出庫作業といいます。この出庫作業も在庫を管理する上で大切な要素が含まれているため、ひとつひとつの作業内容をしっかりと押さえておきましょう。

大まかな流れとしては、「ピッキング」「検品作業」「梱包・発送」「在庫データ反映」という流れです。

ピッキング

まずピッキングですが、こちらは保管してある場所から必要な商品を適切な個数を取ってくる作業です。
先述した入庫作業が適切に行われていれば、このピッキング作業はスムーズに行うことが可能です。しかし、入庫作業が煩雑に行われてしまうとピッキング作業に無駄な作業時間がかかります。

検品作業

ピッキングが終わったら次は検品作業です。
入庫時にも行った作業ですが、この時点でも再度行います。なぜなら、保管している期間に商品の劣化が進んでいたり、破損している可能性があるからです。もしこのタイミングで問題のある商品が見つかった場合は、在庫データにも反映させるのを忘れないようにしましょう。

梱包・発送

梱包・発送の作業に関しては在庫管理とはあまり関係のない作業です。しかし、梱包の状態はお客様の満足度にダイレクトにつながる箇所ですので、丁寧な作業が必要とされる工程です。

梱包・発送作業をのクオリティが低いと、お客様の手元に届くまでに商品が破損する原因になったり、梱包時に商品外装にキズや汚れがついてしまう可能性があります。届いた商品に不備あるとお客様にとても残念な印象を与えてしまいます。また、商品の状態や梱包自体が悪いとクレームに繋がる可能性が高くなります。

在庫データ反映

「ピッキング」「検品作業」「梱包・発送」の一連の作業が完了したら、在庫データをツールに反映させましょう。この最後の作業は入庫作業と同様です。データを間違いなく反映させきちんと在庫管理を行うことが、在庫管理の効率を上げる一助となります。

棚卸作業|在庫管理を正確に行うためには必須の作業

棚卸作業は在庫管理を行うこと以外にもいくつか目的があります。棚卸作業を行うことで在庫の販売数と残数の把握をすることができます。また、具体的な商材の流れを知ることで今後の売上につなげていくことが可能です。

長期間残っている在庫がないか、劣化してしまっているものはないかなど、保管している商品の状態を確認することも棚卸作業の大切な目的です。今回は、在庫管理という点に標準を絞って、棚卸作業についてご説明します。

棚卸作業には「帳簿棚卸」「実地棚卸」の2種類があります。

帳簿棚卸

帳簿棚卸は、入庫・出庫が行われるタイミングでその都度行われるデータ入力のことを指します。つまり、上記で説明した「在庫データ反映」がこの帳簿棚卸に該当します。

毎日行われる在庫データ反映ですが、入力漏れやミスによって実際の商品数とデータ上の数字に差異が生じてしまうことも少なくありません。そのため、棚卸は帳簿棚卸だけでなく定期的な実地棚卸も必要になります。

実地棚卸

実地棚卸とは、保管されている商品の個数とデータに入力されている数値が合っているかを目視で確かめる作業です。保管している商品数が少なければそこまで大変な作業ではありませんが、保管在庫数が多いほど実地棚卸は大変な労力を要します。

しかし、定期的に実地棚卸を行うことで在庫の状況を明確に把握することが可能であり、軽微なミスもすぐに修正することが可能です。実地棚卸は欠かすことはできない作業といえます。

実地棚卸をする際には、一旦入庫・出庫作業をストップさせてから行うことをオススメします。棚卸中に在庫が変動してしまうと、せっかく棚卸をしても正確な状況を把握することが困難になってしまう場合があります。

在庫管理のよくある課題|管理体制や人為的ミスの発生

在庫管理は経営規模が大きくなるほど大変になる業務ですが、その工程の多さや人目に付きにくい特徴があるため、つい後回しにしてしまいがちな業務でもあります。

また、在庫管理業務が課題となっている事業者様は多く見受けられます。ひとつひとつの作業は単純でも運営は意外と難しい在庫管理。では一体どのような点が課題となっているのでしょうか。ここでは、在庫管理業務のよくある課題をピックアップして詳しくご紹介します。

課題1:適切な管理体制がとれていない

在庫管理で課題となるポイント1は、適切な管理体制がとれていないことです。
在庫管理が上手くいかないと感じたとき、そもそも在庫管理の体制自体がきちんと整っていなかったということは事業者様の中でも多く散見されます。

在庫管理において、何かしらの問題が生じたときに、いち早く原因だと疑われるのは現場の従業員でしょう。しかし、問題点を探っていくと、実は管理体制そのものが整備されていなかった事が原因ということがよくあります。在庫数が少ない時にはうまく機能していた在庫管理も、規模が大きくなるにつれ複雑化してくるため、そのままの管理体制ではうまく機能しないことも。

日々の在庫管理体制をしっかり把握しておくことで、事業の状態に見合った対応を適宜行うことが可能です。もし在庫管理がうまくいかないと感じたときには、管理体制を見直してみることをオススメします。

課題2:人為的ミスが多くなりがち

在庫管理で課題となるポイント2は、人為的ミスの多さです。在庫管理の作業は機械ではなく人間が行うため、人為的ミスは避けられません。

在庫の数が少なければミスにも比較的早期に気付くことができますが、規模が大きいと目が行き届かずミスを見落としがちになります。たとえ軽微なミスだとしても、放っておくことで大きなミスへと発展してしまう可能性も。

例えば、入庫・出庫のデータをうっかり二重入力してしまう、作業ミスでデータや在庫の実際数量に差異が出るなどのミスが在庫管理では起こりがちです。

このような人為的ミスは、可能な限り削減していく努力が必要です。また、個人の判断により在庫数を翌月分にずらすなどの対応をし、周りに周知がないもしくは個人で対応した分の入力を失念してしまうなどの誤対応から発生する人為的ミスもよくあります。

これらの人為的ミスは事前に対応策をたてることが可能です。そのためには常日頃から管理体制をきちんと見直し、適切な管理体制を維持していくことが重要です。不適切な在庫管理の状態が続いてしまうと売上が下がったりなど、経営にも影響が出てくることが予想されます。在庫管理上の人為的ミスはなるべく早期に対策をしましょう。

課題3:在庫の品質が保たれない・把握できていない

在庫管理で課題となるポイント3は、保管している在庫の品質が保たれない・把握できていないことです。

在庫は保管している間にも温度や湿度などの影響によって劣化が進んでしまいます。そのため個数や場所を管理するだけでなく、適宜商品の状態を確認することも大切です。

在庫管理体制が整っていないと在庫の状態を把握できていない、ひいては在庫の劣化に気づくことができない状況が生まれてしまいます。この問題が長期化すると、商品販売の流れに支障をきたすため販売機会を逃してしまい、売上の低迷につながりかねません。

ポイント1にも関連してきますが、この課題が見えてきたときには迅速に保管している在庫の品質を保つこと・把握することを意識した管理体制を構築する必要があるでしょう。

適切な在庫管理で得られるメリット|コスト削減や生産性の向上が見込める

在庫管理は適切に行うことでたくさんのメリットを得ることができます。では、実際どのようなメリットがあるのか知りたい事業者様も多いのではないでしょうか。

具体的なメリットを知ることで、管理体制のどの部分を意識して在庫管理を見直していけば良いのかが見えてくるはずです。ここでは、適切な在庫管理で得ることのできるメリットについて詳しくご紹介します。

管理費を抑えることができる

在庫管理は業務量が多いので人件費や管理費などのコストが多くかかります。そのため、在庫管理の体制がしっかりと整備されていないと無駄にかかっているコストを見逃してしまう場合があります。

在庫管理業務の内容や体制を見直しきちんと整えることで、無駄な人件費や倉庫代・光熱費などを極力省くことに繋がるため、トータルの管理費を抑えることができるでしょう。

品質を維持することができる

在庫管理は品質の維持にも繋がります。
在庫は長期間保存していると、たとえ湿度や温度が安定した室内でも品質が変わり劣化してしまう場合があります。また、倉庫内部のホコリが商品にたまり外装を汚してしまうことも。

これらの問題は普段の管理方法を工夫して対策することもある程度は可能です。しかし、そもそも商品を無駄に長期間保管するのではなく、在庫管理を徹底して短期間で在庫を売り上げにつなげることで解消することが望ましいといえます。

欠品を防ぐことができる

在庫管理がきちんと機能していれば商品の動きを把握できるため、欠品を防ぐことにつながります。

お客様が商品を欲しているのに、その肝心な商品が欠品していればせっかくの販売機会をみすみす逃してしまうことになりかねません。商品の欠品を防ぐ点においても在庫管理は有効です。

在庫を適量に保つことができる

在庫管理をすることで余剰在庫を抱える心配がありません。
もちろん在庫の管理がきちんとできていないことで、欠品が出てしまうのも問題です。しかし、反対に過剰な在庫を抱えてしまうことも問題となります。長期間在庫を抱えていることで商品自体が経年劣化してしまうだけでなく、倉庫のスペースも圧迫します。また、余分な在庫の管理に人件費の負担も大きくなります。

在庫は適した個数の範囲で管理していくことが大切です。在庫管理をしっかりしておけば、これらの問題は解消することができます。

スペースを確保することができる

在庫管理を行うことで保管場所のスペースを的確に確保することができます。
在庫管理の状況が分かればどのくらいのスペースが必要か、空きスペースはこのくらいあった方が良い、というような状況を把握することが可能です。

在庫管理を行い倉庫のスペースにある程度の余裕を持たせておくことで、急な在庫入荷があったときにもすぐに対応することができます。また、無駄なスペースが無くなるため、管理費や光熱費など余計な経費を削減することにも繋がります。

生産性を向上させることができる

在庫管理を徹底することで生産能力の向上を期待することができます。
在庫管理業務はEC事業やネットショップを運営する上で、時間や労働力を割く割合が高い業務のひとつです。在庫管理は規模が大きくなればなるほど負担が大きくなります。

在庫管理を適切に行うことでその業務に割く余計な時間や人件費・光熱費や管理費を削減することが可能です。結果、他の業務に予算を回したり経営に注力することができ、生産性を上げることが望めるでしょう。

信頼度アップにつながる

在庫管理を適切に行うことで自然と倉庫内部が綺麗に整頓されている状態を保つことができます。
取引先の会社に倉庫を見せてほしいと頼まれたとき、すぐに見せることができる会社は普段から在庫管理に力を抜くことなく取り組んでいるという証拠です。

また、整理整頓されている倉庫内は商品管理や社員の指導が徹底している印象を与えるため、会社の信頼性を高めることにつながります。

人為的ミスを減らすことができる

在庫管理の体制をしっかりと確立することで、人為的ミスを減らすことが可能です。
在庫管理が緩慢になっていると、在庫の個数や状態を把握することが煩雑になってしまいがちで思わぬミスが発生することがあります。

しかし在庫管理の体制が整っていれば、ミスを招く可能性が低くなるだけでなく、ミスが起きてしまったとしてもすぐに対応できる状況を構築することが可能でしょう。

残業時間を削減することができる

在庫管理は工数が多く手間がかかる業務負担の大きい作業です。そのため、残業が発生してしまうことを課題に抱えている事業者様が多く見受けられます。在庫管理業務をしっかりと見直すことで、残業時間を削減することができる可能性があります。

在庫管理業務は多くの工程がありますが、定期的に業務自体を見直すことで改善点を発見できる場合があります。少し工夫を凝らすだけでも作業の効率を大幅に上がる可能性もあるでしょう。

在庫管理方法を確立するには|在庫管理はシンプルかつ効率的に行うことが大切

これから在庫管理方法を今一度見直したい、今からしっかりと確立していきたいと考えたとき、在庫管理方法についてどのように検討を始めたら良いのか、いくつかのポイントを知っておくことが大切です。

ここでは、在庫管理方法の確立に役立つ重要なポイントをご紹介します。これから在庫管理方法をしっかりと確立させたい、今一度在庫管理を見直したいときの参考にしてください。

明確なルールを作る

在庫管理は明確なルールを作ることが大切です。ルールは誰にでも伝わるような具体的かつ分かりやすいものにしましょう。

誰にでも分かりやすいルールを作り上げることで、業務に携わったときの落とし込みの時間を削減することができたり、従業員同士の共有がしやすく、社内の風通しがよくなります。また、明確なルールがあれば、分からないまま作業を進めてしまったり、自己判断で行うなどの作業ミスを防ぐことにもつながります。

今後事業が拡大し、状況が変わったときなど在庫管理業務の見直しを図ときにも、しっかりとしたルールがあれば、見直しも容易にできることでしょう。

棚卸をこまめに行う

在庫管理を行う上で欠かすことのできない棚卸の作業ですが、時間も手間もかかるためできれば回数を減らしたいと思う事業者様も多いのではないでしょうか。しかし、結論として棚卸はこまめに行う方が確実に在庫管理を行うことができます。

棚卸の作業頻度を短期間にすることで、在庫の差異や保管状態、倉庫スペースの使用状況などに問題が生じていたとしてもすぐに気付くことが可能です。即座に気付き対応することで、問題が大きくなるのを防ぐことにつながります。

棚卸の作業を行うまでの期間が長くなってしまうと、問題点に気付くまでの時間が遅くなります。実際の在庫の数量とデータの数量に誤差が生じていた場合、問題点の発見までに時間を要せばどこで狂ってしまったのか分からなくなったり、誤差自体が大きなものになってしまいかねません。

在庫管理を確実に行い無駄な時間を費やしたりミスを早期発見するためにも、棚卸はなるべくこまめに行いましょう。

在庫管理システムの導入

EC事業やネットショップを立ち上げたばかりの頃は規模が小さいため、商品在庫の管理はホワイトボードやExcelなどを使用したアナログな方法で行っていても然程大変さを感じません。しかし、売り上げが良くなり規模が大きくなるにつれて、アナログな手法では在庫管理が大変になり、手が回らなくなってきます。

このような問題を抱えないためにも規模が小さなうちから在庫管理システムを利用することをオススメします。

在庫管理システムを使用することで在庫管理の効率がアナログな手段も格段に上がり、作業の効率化を図ることができます。またシステムを利用することで作業がより一層明確化され、ミスを減らすことも期待できるでしょう。

【オープンロジのご紹介】在庫管理を含めた物流全般は自動化が可能

在庫管理の業務は事業を経営していく上でとても大切な業務であり、決して目をそらしたり後回しにしていいものではありません。しかし、在庫管理は工数が多く、時間をたくさん割く必要がある業務のため、どのように制度を整えていこうか、今の経営体制で在庫管理業務に注力するのは難しいと悩む事業者様もいることでしょう。

オープンロジでは在庫管理を含めた物流業務全般をすべて自動化することが可能です。ここからはオープンロジのご紹介をいたします。

EC事業やネットショップ運営での物流業務を自動化

EC事業やネットショップを運営し始めた最初の頃は規模も小さいため、在庫管理業務を自社で行っても負担と感じる事業者様も少ないです。しかし、事業が軌道に乗り始め規模が大きくなれば物量も増えていきます。すると、自社の倉庫ではスペースが足りなくなったり、在庫管理への手が回らなく後回しになってしまったりなど徐々に課題点が生まれてきます。

オープンロジではEC事業やネットショップ運営での在庫管理や発送業務を含めた物流業務をすべて自動化することが可能です。

業務軽減により他の基幹業務に注力できる

在庫管理や発送などの業務はEC事業、ネットショップを運営していく上で欠かすことができないものですが、業績が上がってきてるときこそ経営などの他業務に力を入れたいものです。物流業務を他社に任せることで、これからの経営方針を考えたり基幹業務に集中して取り組むことができる時間を作り出すことができます。

また、外部に委託することで社内で在庫管理をするよりも人件費や管理費などを削減できる可能性があります。オープンロジでは商品1点から対応することが可能なため、小規模のEC・ネットショップ事業者様でも利用することが可能です。

システム利用料・固定費なしの従量課金制

オープンロジのサービスは初期費用やシステム利用料などの固定費は無料です。また、料金も保管料は1日0.2円〜、配送料金につきましたは330円〜であり、使用した分だけ料金をお支払いいただきます。そのため、EC事業やネットショップ運営を始めたばかりの事業者様でも気軽にご利用いただくことが可能です。

なお、送料につきましても全国一律(沖縄・離島を除く)の配送料金設定のため、倉庫の立地を気にすることなくご利用いただけます。全国にパートナー倉庫を保有しているという点はオープンロジの強みといえるでしょう。

在庫管理を自動化して業務の軽減を図ろう!

今回は、在庫管理について詳しくご紹介しました。EC事業やネットショップを経営していく中で在庫管理業務は売上が好調になるほど負担が大きくなるものの顕在化しないため、つい後回しにしてしまいがちの業務です。

しかし後回しにしても良いことはなく、商品在庫に差異が出てしまうなど後々問題が大きくなり大変な事態を招きかねません。事業をしっかりと経営していくためにも、早期に在庫管理の体制を確立させることが重要です。問題や課題点が発生する前にきちんと在庫管理と向き合い、見直しを図ることをオススメします。

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